Af Kim Tange

Desværre bruger alt for mange bestyrelser næste alle bestyrelsesmøder til at se på hvad der er sket historisk, og de på hvad der er sket i tiden inden mødet, hvilket kan være spændende, men ikke er det der fører virksomheden frem ad.

Bestyrelsen er selskabets øverste ledelse, og som skal foretage kontrol af direktionen og samtidig være en del af ledelsen.

I mange små- og mellemstore virksomheder er der ofte den udfordring at der kan være en eller flere ejere der har mere end 50% af aktiekapitalen, og dermed kan bestemme hvad de vil. Derfor er det vigtigt at ejerne nøje overvejer hvad de vil med en bestyrelse samt man som bestyrelsesmedlem/-formand er klar på hvad det er for en form for bestyrelsesarbejde man går ind til.

Som medlem af en bestyrelse betyder at du skal varetage dine opgaver til gavn for selskabet.

Som bestyrelsesmedlem kender du naturligvis selskabets vedtægter, forretningsorden, arbejdsgrundlag og du har en bestyrelseskontrakt med selskabet. Du har også sat dig ind i selskabsloven samt anden relevant lovgivning der vedrører bestyrelsesarbejde. I bestyrelsen har i forhåbentligt et årshjul, som er en årsplan for bestyrelsens arbejde (gerne 2 år) der viser noget hvor mange møder der afholdes pr. år, hvad møderne handler om, dagsordner, afviklings af bestyrelsesmøder, strategiseminarer etc. etc.

Men inden virksomheden etablere en bestyrelse så skal det gøres klart hvad det reelle formål er med bestyrelsen samt forventninger til bestyrelsen. Bestyrelsen skal sammensættes ud fra de kompetencer som virksomheden har brug for, hvilket handler om afklaring af kompetencebehov til bestyrelsen. Derefter skal der findes nogle kandidater med de relevante kompetencer, som der holdes samtale med for at finde ud af hvem der vil være mest relevante og værdiskabende for bestyrelsesarbejdet.

Som bestyrelseskandidat skal du gøre dig klart hvad dine vigtigste kompetencer er i forhold bestyrelsesarbejde, og du bør udarbejde en kandidatprofil målrettet bestyrelsesarbejde, som du kan bruge i din søgning efter relevante bestyrelsesposter. Du skal nøje overveje hvad du har tid til af bestyrelsesarbejde, da du skal levere bestyrelsesarbejde der skaber værdi for bestyrelsen og virksomheden.

Et af de mange vigtige forhold i bestyrelsesarbejdet er samarbejdet mellem bestyrelsen og direktion, så rollerne og arbejdet er fordelt. Ofte udarbejder bestyrelsen i samarbejde med direktion en direktionsinstruks, som beskriver arbejdsopgaver og opgaver for direktionen.

Rapportering og kommunikation er vigtigt, såvel internt som eksternt. Det handler om information om områder i virksomheden, information der skal bruges til kontrol samt information der kan give viden og overblik. Det skal være klart hvilke informationer og rapporter bestyrelsen skal have mellem bestyrelsesmøderne, så bestyrelsen kan følge med i hvad der sker, så man på bestyrelsesmøderne kun anvender tid på relevante historiske data, og har fokus på fremtiden. Eksternt skal det aftales om det er bestyrelsesformanden eller direktionen der har kontakten til pressen.

Bestyrelsesformanden/-lederen har en særlig rolle i at få bestyrelsen til at fungere og sikre at alle kompetencer, og dermed medlemmer, skaber værdi for selskabet. Bestyrelsesformanden har tæt kontakt til direktionen og det aftales nærmere hvor meget der skal være tale om, alt efter hvilken situation virksomheden står i.

Strategiarbejdet i bestyrelsen, er også et særdeles væsentligt område for bestyrelsen. Bestyrelsen bør være involveret og initiativtagende i strategiarbejdet, så det ikke blot er direktionens strategi der præsenteres og vedtages. Bestyrelsen skal sikre at der er mål og indsatsområder samt via direktionen sikre at strategierne implementeres i virksomheden. I den sammenhæng kan det være en god ide at arbejde med virksomhedens nuværende og fremtidige forretningsmodeller, som input til virksomhedens strategi, for at sikre indtjening og konkurrenceevne.

Som medlem af en bestyrelse skal man også have en vis økonomisk forståelse og kunne læse et regnskab og forstå nøgletal, og det er især her der mellem bestyrelsesmøderne er behov for rapportering til bestyrelsen om tingenes tilstand, så bestyrelsen løbende er orienteret. Bestyrelsen skal være klar på hvilke behov fro rapportering man har omkring økonomi-, kapital- og finansielle forhold.

Risikostyring er en løbende opgave for bestyrelsen, og have en systematisk proces der viser virksomhedens risici, så bestyrelsen kan beslutte hvorledes man vil håndtere disse risici. Dette gøres for at gøre det klart hvilke risici man vil løbe. Det kan være strategiske-, økonomiske-, finansielle- og operationelle risici samt overholdelse af gældende regler og lovgivning (compliance)

Husk at du har et bestyrelsesansvar som medlem af en bestyrelse, og derfor anbefales det at der tegnes en bestyrelsesansvarsforsikring for bestyrelsen.

I løbet af året kan der med fordel gennemføres en bestyrelsesevaluering samt foretage en årlig vurdering af direktionen. Begge dele handler om vurdering af opnåede resultater og samarbejde m.m..

I arbejdet i bestyrelsen bør 80% af tiden handle om fremtiden for virksomheden, så der virkelig skabes værdi for virksomheden og bestyrelsen er en reel sparringspartner for direktionen.

Bestyrelsesarbejde er i dag en professionel stilling med et reelt ledelsesansvar, hvor du kan bidrage med både konkrete og relevante kompetencer, erfaring og sund fornuft.

For virksomheden er en professionel bestyrelse et nyt, andet, friskt perspektiv, objektive personer med ærlig feedback, mere disciplin og systematik, kontinuitet og netværk m.m..

Bestyrelsesarbejde er ikke nemt, det er en krævende opgave der stiller store krav til bestyrelsen.